Privacy policy

Door een aanvraag inzake bodemsanering of adviesaanvraag in te dienen (of reeds te hebben ingediend in het verleden), verstrekt u ons bepaalde persoonsgegevens (of heeft u ons deze verstrekt) en gaat u ermee akkoord dat wij, Promaz VZW, met maatschappelijke zetel te Jules Bordetlaan 166, 1140 Brussel en ingeschreven in de KBO onder nummer 0726 647 586, RPR Brussel NL en met bankrekeningnummer BE30736057855211 bij een Belgische kredietinstelling (hierna ‘Promaz’, ‘we’, ‘wij’, ‘ons’) deze persoonsgegevens zullen verwerken in het kader van uw aanvraag. 

Promaz hecht veel waarde aan uw privacy en verbindt zich er dan ook toe om de toepasselijke wetgeving in dit verband, en in het bijzonder de Algemene Verordening Gegevensbescherming (Vo 679/2016) (hierna ‘AVG’), na te leven. 

Het kan onder andere de volgende persoonsgegevens betreffen: uw voor- en achternaam, geslacht, adres, e-mailadres, telefoonnummer, mobiel nummer, geboortedatum, rekeningnummer, BTW nummer (indien van toepassing), functie. Indien de gasolietank niet op hetzelfde adres is gelegen als het adres dat u heeft opgegeven bij uw contactgegevens vragen we ook het adres van de gasolietank te verstrekken. Indien u wenst kan u ook de contactgegevens van een bijkomende contactpersoon opgeven, zijnde voor- en achternaam, e-mailadres, telefoonnummer, mobiel nummer, adres en hoedanigheid van de contactpersoon. 

Wij zullen in principe geen bijzondere categorieën van persoonsgegevens (o.a. persoonsgegevens m.b.t. gezondheid, raciale of etnische afkomst, levensbeschouwelijke of godsdienstige overtuiging, lidmaatschap van een vakbond, seksuele voorkeur, etc.) van u of iemand anders opvragen. U wordt dan ook vriendelijk verzocht op geen enkele wijze dergelijke persoonsgegevens aan ons mee te delen. Indien u dit toch doet, wordt geacht dat de betrokkene deze kennelijk openbaar heeft gemaakt. 

Indien u ons persoonsgegevens verstrekt van andere personen (zoals bv. familieleden of werknemers) garandeert u dat deze persoonsgegevens werden verzameld in overeenstemming met de AVG en dat deze betrokkenen onder andere op de hoogte zijn gebracht van de inhoud van deze privacy policy. 

De verwerking van uw persoonsgegevens is gebaseerd op artikel 6.1. b) (noodzakelijk voor de uitvoering van de overeenkomst), c) (nakomen wettelijke verplichtingen) en f) (gerechtvaardigd belang – waarborgen van efficiënt en vlot verloop van dagelijkse activiteiten) van de AVG. 

De persoonsgegevens worden verwerkt voor o.a. de volgende doeleinden: behandelen van uw aanvraag, administratie, facturatie, dossierbeheer, kadastergegevens en enige communicatie hieromtrent. 

Indien dit vereist zou zijn voor de verwezenlijking van bovenstaande doeleinden, kunnen wij uw persoonsgegevens overmaken aan derden (bv. leveranciers zoals onze IT-dienstverlener, maar ook alle andere betrokken actoren bij de behandeling van uw aanvraag zoals overheden, overheidsorganen, deskundigen, aannemers, verzekeraars, etc.). Indien deze ontvangers optreden als verwerkers heeft Promaz met hen de nodige verwerkingsovereenkomst gesloten. Zo werd met Leefmilieu Brussel dit protocol voor de mededeling van persoonsgegevens ter behandeling van bodemdossiers en de aflevering van bodemattesten afgesloten en met OVAM deze overeenkomst met betrekking tot informatie uitwisseling in het kader van bodemsanering. In principe worden de persoonsgegevens niet buiten de Europese Economische Ruimte verstuurd en bewaard. In het uitzonderlijke geval dat dit zich toch zou voordoen, zal Promaz de nodige (contractuele) waarborgen treffen overeenkomstig de toepasselijke wetgeving en heersende rechtspraak (bv. EC Standaard Clausules of gelijkaardige contractuele bepalingen afsluiten). U kan ons steeds contacteren indien u meer informatie wenst hieromtrent.

Indien dit wettelijk verantwoord of vereist wordt, kunnen de persoonsgegevens ook worden doorgegeven aan bevoegde overheden en/of andere instanties die zich bezighouden met wetshandhaving (bv. politie, onderzoeksrechter, Gegevensbeschermingsautoriteit, etc.). 

In het kader van uw online aanvraag zal u een administratiekost dienen te betalen middels tussenkomst van een externe betalingsdienstaanbieder. Wij zijn niet verantwoordelijk voor de verwerking van de persoonsgegevens door deze betalingsdienstaanbieder. U wordt aangeraden in dat verband de privacy policy van deze betalingsdienstaanbieder te raadplegen. 

De betrokkene heeft te allen tijde recht op toegang tot zijn persoonsgegevens en kan ze (laten) verbeteren indien ze onjuist of onvolledig zijn, ze laten verwijderen en bezwaar maken tegen de verwerking of de verwerking ervan laten beperken indien de wettelijke voorwaarden hiertoe vervuld zijn. De betrokkene heeft het recht om een kopie (in een gestructureerde, gangbare en machineleesbare vorm) van de persoonsgegevens te bekomen en de persoonsgegevens te laten doorsturen naar een andere verantwoordelijke (recht op overdraagbaarheid van persoonsgegevens). 

Teneinde deze rechten uit te oefenen kan de betrokkene zich richten tot privacy@promaz.be. 

Indien de betrokkene vragen en/of klachten heeft in verband met de verwerking van zijn persoonsgegevens, vragen we om dit eerst met Promaz uit te klaren. Indien dit niet lukt of niet wenselijk is, kan er steeds een vraag of klacht gericht worden aan de Gegevensbeschermingsautoriteit (drukpersstraat 35 te 1000 Brussel – contact@apd-gba.be). 

We zullen het dossier met de persoonsgegevens bijhouden zolang Promaz bestaat of langer indien dit wettelijk vereist zou zijn (bijvoorbeeld wegens boekhoudkundige regels of gelet op verjaringstermijnen) of voor archiveringsdoeleinden. Waar mogelijk zullen we de persoonsgegevens anonimiseren.