Privacy policy

Als u bij Promaz een aanvraag inzake bodemsanering of een vraag om advies hebt ingediend, of u geregistreerd hebt en het infoformulier hebt ingevuld, hebt u ons bepaalde persoonsgegevens verstrekt en gaat u ermee akkoord dat wij, Promaz VZW, met maatschappelijke zetel te Hermeslaan 11, 1932 Zaventem en ingeschreven in de KBO onder nummer 0726 647 586, RPR Brussel NL en met bankrekeningnummer BE30736057855211 bij een Belgische kredietinstelling (hierna ‘Promaz’, ‘we’, ‘wij’, ‘ons’) deze persoonsgegevens verwerken in het kader van uw aanvraag of registratie. 

Promaz hecht veel waarde aan uw privacy en verbindt zich er dan ook toe om de toepasselijke wetgeving in dit verband, en in het bijzonder de Algemene Verordening Gegevensbescherming (Vo 679/2016) (hierna ‘AVG’), na te leven. 

Het kan onder andere gaan om volgende persoonsgegevens: uw voor- en achternaam, geslacht, adres, e-mailadres, telefoonnummer, mobiel nummer, geboortedatum, rekeningnummer, BTW-nummer (indien van toepassing), functie. Als de gasolietank niet op hetzelfde adres is gelegen als het adres dat u heeft opgegeven bij uw contactgegevens, vragen we u om ook het adres van de gasolietank te verstrekken. Als u dat wenst, kunt u ook de contactgegevens van een bijkomende contactpersoon opgeven, met voor- en achternaam, e-mailadres, telefoonnummer, mobiel nummer, adres en de hoedanigheid van deze contactpersoon. 

Wij zullen in principe geen bijzondere categorieën van persoonsgegevens (o.a. persoonsgegevens m.b.t. gezondheid, raciale of etnische afkomst, levensbeschouwelijke of godsdienstige overtuiging, lidmaatschap van een vakbond, seksuele voorkeur, enz.) van u of iemand anders opvragen. U wordt dan ook vriendelijk verzocht op geen enkele wijze dergelijke persoonsgegevens aan ons mee te delen. Indien u dit toch doet, wordt geacht dat de betrokkene deze kennelijk openbaar heeft gemaakt. 

Als u ons persoonsgegevens verstrekt van andere personen (zoals bv. familieleden of werknemers) garandeert u dat deze persoonsgegevens werden verzameld in overeenstemming met de AVG en dat deze betrokkenen onder andere op de hoogte zijn gebracht van de inhoud van deze privacy policy. 

De verwerking van uw persoonsgegevens is gebaseerd op artikel 6.1.

b) (noodzakelijk voor de uitvoering van de overeenkomst);

c) (nakomen wettelijke verplichtingen);

f) (gerechtvaardigd belang – waarborgen van efficiënt en vlot verloop van dagelijkse activiteiten) van de AVG. 

De persoonsgegevens worden verwerkt voor o.a. de volgende doeleinden: behandelen van uw aanvraag, administratie, facturatie, dossierbeheer, kadastergegevens en enige communicatie hierover. 

Als dat nodig zou zijn voor de verwezenlijking van bovenstaande doelen, kunnen wij uw persoonsgegevens overmaken aan derden (bv. leveranciers zoals onze IT-dienstverlener, maar ook alle andere betrokken actoren bij de behandeling van uw aanvraag zoals overheden, overheidsorganen, deskundigen, aannemers, verzekeraars, enz.). Als deze ontvangers optreden als verwerkers heeft Promaz met hen de nodige verwerkingsovereenkomst gesloten. Zo werd met Leefmilieu Brussel dit protocol voor de mededeling van persoonsgegevens ter behandeling van bodemdossiers en de aflevering van bodemattesten afgesloten en met OVAM deze overeenkomst met betrekking tot informatieuitwisseling in het kader van bodemsanering. In principe worden de persoonsgegevens niet buiten de Europese Economische Ruimte verstuurd en bewaard. In het uitzonderlijke geval dat dit zich toch zou voordoen, zal Promaz de nodige (contractuele) waarborgen treffen overeenkomstig de toepasselijke wetgeving en heersende rechtspraak (bv. EC Standaard Clausules of gelijkaardige contractuele bepalingen afsluiten). U kan ons steeds contacteren als u hierover meer informatie wenst.

Als dat wettelijk verantwoord of vereist is, kunnen de persoonsgegevens ook worden doorgegeven aan bevoegde overheden en/of andere instanties die zich bezighouden met wetshandhaving (bv. politie, onderzoeksrechter, Gegevensbeschermingsautoriteit, enz.). 

In het kader van uw online aanvraag hebt u een administratiekost betaald via een externe betalingsdienstaanbieder. Wij zijn niet verantwoordelijk voor de verwerking van de persoonsgegevens door deze betalingsdienstaanbieder. U wordt aangeraden in dat verband de privacy policy van deze betalingsdienstaanbieder te raadplegen. 

Als betrokkene hebt u te allen tijde recht op toegang tot uw persoonsgegevens en kunt u ze (laten) verbeteren als ze onjuist of onvolledig zijn. U kunt ze ook laten verwijderen en bezwaar maken tegen de verwerking. U kunt de verwerking ervan laten beperken als de wettelijke voorwaarden daarvoor vervuld zijn. Elke betrokkene heeft het recht om een kopie (in een gestructureerde, gangbare en machineleesbare vorm) van de persoonsgegevens te bekomen en de persoonsgegevens te laten doorsturen naar een andere verantwoordelijke (recht op overdraagbaarheid van persoonsgegevens). 

Om deze rechten uit te oefenen kan de betrokkene zich richten tot privacy@promaz.be. 

Als de betrokkene vragen en/of klachten heeft in verband met de verwerking van zijn persoonsgegevens, vragen we om dit eerst met Promaz uit te klaren. Als dat niet lukt of niet wenselijk is, kan er steeds een vraag of klacht gericht worden aan de Gegevensbeschermingsautoriteit (Drukpersstraat 35 in 1000 Brussel – contact@apd-gba.be). 

We zullen het dossier met de persoonsgegevens bijhouden zolang Promaz bestaat of langer, als dat wettelijk vereist zou zijn (bijvoorbeeld wegens boekhoudkundige regels of gelet op verjaringstermijnen) of voor archiveringsdoeleinden. Waar mogelijk zullen we de persoonsgegevens anonimiseren.